Productivity

Acil ve Önemli Görevler Arasındaki Farklar

Avusturyalı Bronnie Ware 8 yıl boyunca İngiltere’nin güneydoğusundaki bir kentte, palyatif bakım hemşiresi olarak çalışmış. Yani ölmek üzere olan hastaların son birkaç haftasına refakat etmiş. Ware bir anlamda, birçok insanın hayatının son faslına hangi duygu ve düşüncelerin damgasını vurduğuna uzun yıllar tanık olmuş. Bronnie Ware edindiği bu tecrübeleri, hastaları ile dertleşmelerinden çıkardığı sonuçları, bir kitapta derlemiş.

İşte o 5 pişmanlık:

1- Başkalarının benden bekledikleri yerine keşke kendi istediğim hayatı yaşayacak cesaretim olsaydı.
2- Keşke bu kadar çok çalışmasaydım.
3- Keşke duygularımı açıklayacak cesaretim olsaydı.
4- Keşke arkadaşlarımla ilişkimi kesmeseydim.
5- Keşke daha mutlu olmama izin verseydim.

Bu listeye biz zamanı pek iyi kullanamayan beyaz yakalılar tarafından daha çok madde eklenebilir.Zamanı kullanma konusunda düşüncelerimi buradaki yazımda daha önce paylaşmıştım.

Kendi işlerimi ve hedeflerimi gerçekleştirmek için yaptığım çalışmaların sonucunu değerlendirdiğimde günün çoğu acil ve önemsiz işlerler ile geçtiği görmekle beraber asıl yapmak istediklerime zaman ayırmadığımı görüyorum. Peki tüm gün yoğun geçerken bu nasıl olabiliyor?

Evernote CEO’su Phil Libin Stanford üniversitesinde yapmış olduğu bir konuşmada Acil ve Önemli görevler arasında ayrımı nasıl sağlanacağını aşağıdaki gibi açıklıyor.

urgentvsimportant

Acil görevler derhal ele alınması gereken görevlerdir. Bunlar telefon görüşmeleri, yaklaşan tarihli görevler ve hızlı bir şekilde yanıt vermek zorunda kaldığınız durumlardır. Örnek olarak ; Bir e-posta yanıtlama, genellikle acil bir görevdir.

Önemli görevler ise kişinin uzun vadeli misyon ve hedeflerine katkıda bulunan görevlerdir. Bunlar kitap yazmak, şirket için sunum hazırlamak,sertifika almak gibi hedeflerdir.Bu tarz hedeflerinin nasıl ele alınması gerektiğine buradan ulaşabilirsiniz.

Burada asıl sorun önemli görevlerin genellikle acil görevler tarafından harcanmasıdır.Eğer gün içinde hepimizin zamanı kısıtlıysa ve sürekli acil işler işler geliyorsa, nasıl önemli görevler için kenara zaman ayırdığımızdan emin olabiliriz? Bunun için görevlerin önemli olup olmadığına karar vermek gerekiyor ve bunun içinde  her yerde karşımıza çıkan meşhur Eisenhower karar matrisi önemli bir yol gösterici oluyor.(Masanıza bir çıktısını alıp yapıştırmanız faydalı olabilir)

  • Sol üst köşedeki (Önemli ve Acil) krizler, son başvuru tarihleri ve problemler için
  • Sağ üst köşesi (Önemli ve Acil Değil) ilişkiler, uzun vadeli projeler planlama ve yeni fikirler için
  • (Önemli ve Acil Değil) sol alt köşe kesintileri, toplantılar ve etkinlikler için
  • (Önemli ve Acil Değil Değil) sağ alt köşesinde zaman kaybettirici faaliyetleri ve diğer önemsiz görevler için

Önemli olmayan ve acil olmayan görevler için aksiyon almak oldukça kolaydır.Peki acil ve önemli görevler arasındaki önceliği nasıl belirleyeceğiz?

Çoğu insanın bu konuda yaptığı en önemli hata ilk olarak acil görevleri yapmalarıdır.Buradaki sorun acil görevleri sürekli yaparsak hiçbir zaman önemli görevler için sıra gelmez ve acil görevli işler onları nasıl ele aldığınıza bakılmadan gelmeye devam edecektir.

Hiç kendinizi, ” ya şu iş de gerçekten çok önemli, ama şu anda bunun için zamanım yok” diyerek buldunuz mu? Bunun nedeni acil işleri yapmaktan asıl yapmanız gereken önemli işlere sıra gelmemesidir.Burada karşımıza önemli bir soru çıkıyor.

Önemli Görevler Nasıl Acil Yapılır ?

Bunun en basit yolu o göreve son teslim tarihi (deadlline) vermek olacaktır.Peki vermiş olduğum son teslim tarihlerini nasıl daha anlamlı hale getirebilirim. işte karşınızda kazanalar ;

1.Açık olun

Örnek vermek gerekirse bir projenin bitirme veya almak istediğiniz bir sertifikanın tarihini etrafınıza açıkladığınızda onu daha önemli hale getirmiş olursunuz

2.Ödül ve Cezalar Oluşturun

Bir arkadaşınıza hedefinizin belirttiğiniz sürede tamamlanmaması durumunda sevmediğiniz birine verilmek üzere para teslim edin.

3.Diğerlerini de Hesaba Katın

Koymuş olduğunuz tarihlerin sizin için ne kadar önemli olduğunu çevrenize ya da beraber iş yaptınız takımdaki arkadaşlarınıza mutlaka söyleyin.Bu sizin önemli görevlerinizi yerine getirmeniz için süper bir motivasyon kaynağı olacaktır.

4.Kendiniz için sürekli hatırlatmalar koyun

Hatırlatma konulmamış görevleri göz ardı etmek her zaman kolaydır.Acil işlerin her zaman etrafınızda bir hatırlatıcısı mutlaka olacaktır.Bu nedenle gerçekleştirmek istediğiniz önemli görevler için mutlaka hatırlatma koymak gerekiyor.(Masaya,banyoya notlar vs. vs)

Bu yazının çıktısında da bir sürü görev çıktı değil mi? 🙂

Her zaman gününüzü, haftanızı, yıllarınızı, hatta ömrünüzü dolduracak kadar acil görevler olacak. Bu nedenle kendinizi yaşlandığınızda zaman bulamadım diye yapamadığınız önemli görevler için pişmanlık duyarak bulmaktansa tüm enerjinizi onlara ayırmanızı tavsiye ederim.

Yazıyı tamamlarken Lao Tzu’nun çok sevdiğim bir sözünü paylaşmak isterim.

Time is a created thing. To say ‘I don’t have time,’ is like saying, ‘I don’t want to.

Sevgiler,

Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz.

Advertisements

One thought on “Acil ve Önemli Görevler Arasındaki Farklar

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s