PMP · practices · Project Management

Proje Yönetimi Uygulamaları-1 (Temel Oluşturma)

Yazılım projelerinin yönetimi en iyi durumlarda dahi zordur. Proje yöneticisi paydaşların zorlu talepleri  ile  sınırlı kaynak, zaman ve değişen teknolojiler gibi kısıtlamaların  rekabetini dengelemek zorundadır.Bu durum bir seferde havada birden fazla topu çeviren hokkabazın yaptığı hareketlere benzer.

Ne yazık ki  günümüzde bir çok yeni proje yöneticisi  işlerini yapabilmek adına az bir  eğitim ile yola çıkıyor.Herkes kolayca Gantt şeması kullanmasını öğrenebilir, ama etkili bir proje yönetimi yapmak isteyen proje yöneticileri tecrübeden yani öğrenilmiş derslerden  gelen bilgi ve sezgilerine güvenir. İşte bu yazı dizisinde sizlerle gereksinim uzmanı  olan Karl Wieger’in proje yönetim cephesinde kazanmış olduğu değerli  tecrübeleri kendi tecrübelerimle birleştirip daha az acıyla işinizi yapmanızı sağlayacak pratikleri paylaşacağım.

Haydi o zaman  ilk adımımız olan ve dört başlıkta toplanan Temel Oluşturma ile başlayalım.

1.Proje Başarı Kriterleri Tanımlayın

Projenin başında, tüm paydaşların projenin başarılı sonuçlanmasını belirlemek adına ortak bir anlayış içinde olduğundan emin olun. Paydaşların çıkarlarını ve beklentilerini çok net tespit edin.

successcriteria

Daha sonra, açık ve ölçülebilir iş hedeflerini tanımlayın. İş gereksinimleri projenin amaç ve hedeflerinin üst-seviye ifadeleridir. Söz konusu ifade projenin başlatılma gerekçelerini, proje hedeflerini ve proje başarısını ölçmek için kullanılır.

Bu iş hedeflerine örnek olarak ;

  • Belirli bir tarihe kadar belirli bir miktar pazar payını arttırmak
  • Belirtilen satış hacmine veya gelire ulaşmak
  • Belirli müşteri memnuniyeti hususlarında önlemler sağlamak
  •  Projeyi zamanında ve belirlenen bütçe ile tamamlamak

Bu iş hedefleri  yeniden ölçülebilir ve izlenebilir  özel proje başarı kriterleri ile birlikte takvim ve bütçe hedeflerine ulaşmak için de aşağıdaki gibi taahhütler içerebilir.

  • Kabul testlerinde tatmin edici işlevsellik
  • Endüstri standartlarına ve yasal düzenlemelere uyum
  • Belirli teknoloji kilometre taşlarına ulaşmak

Bu tanımlanmış başarı kriterleri her zaman tüm önceliğiniz olmayabilir . Bazen en önemli öncelikleri belirlemek için  üzerinde sıkı düşünerek Trade-Off Decisons kararlar almak gerekebilir. Eğer başarı için net öncelikler belirleyemiyorsanız, ekip üyeleri çelişen amaçlar ve hedefler için boşuna çalışabilir!

2.Proje Faktörlerini, Kısıtlarını ve Özgürlük Derecelerini Tespit Edin

Her proje  işlevselliğini  personel, bütçe, takvim ve kalite hedefleri ile dengelemek zorundadır.

Kötü haber: tüm bu faktörler her zaman kısıtlayıcı olmayabilir. Eğer proje, sabit bir bütçe ve takım ile  belirli bir tarihe kadar sıfır hata ile teslim edilmelidir gibi tanımlanmış bir iş hedefi verilirse, büyük olasılıkla o proje de başarısız olur çünkü  gereksinim değişikliği, hastalık, personel ayrılması veya başka herhangi bir beklenmedik olayın yaşanması durumunda proje yöneticisini çaresiz bırakır.

Senaryo: Bir üst düzey yönetici ile proje yöneticisi, planlı yeni bir büyük yazılım sistemini hayata geçirilmesinin ne kadar süre alacağı konusunda tartışırlar. Proje yöneticisinin altı aylık tahmini  kıdemli yöneticinin hedefine göre  dört kat daha uzun olur.
Üst düzey yöneticinin çok daha kısa zamanda tamamlaması hususundaki baskılarına sonunda proje yöneticisinin tepkisi,  sadece “Tamam” olur. Burada yapılması gereken aşağıdaki şekildeki bir müzakere ile resmi daha iyi görüp sonuç almak olacaktır.

  • Proje altı ay içinde teslim edilemezse etkisi çok şiddetli olur mu veya sadece bu tarih hedeflenen tarih midir? (Takvim derecesi)
  • Eğer projenin altı ayda tamamlanması o projede bir kısıtsa tüm gereksinimlerin  kesinlikle o sürede teslim edilmesi gerekli midir? (Özgürlük derecesi)
  • Daha fazla kişiyi projeye dahil edebilir miyim ? (Çalışan derecesi)
  • Projenin nasıl çalıştığını çok  önemsiyor musunuz ? (Kalite derecesi)
  • Ben proje çalışmalarının bir bölümünü dışarıya yaptırabilir miyim? (Maliyet derecesi).

3.Ürünün Canlı’ya Çıkış Kriterlerini Tanımlayın

Projenin başında, hangi kriterlere göre ürününün canlıya çıkabileceğinin kararlarını belirleyin.Örnek olarak:

  • Yüksek öncelikli hiçbir açık hata olmayacaktır.
  • Açık hatalarının sayısı X hafta içinde  azalmış ve kalan hataların sayısı kabul edilebilir olmalıdır.
  • Performans hedefleri tüm platformlarda elde edilmelidir.
  • Sayısal güvenilirlik hedefleri sağlanmalıdır.(Quantitative reliability)
  • Belirtilen sözleşme veya yasal düzenlemelerdeki hedefler karşılanmalıdır.
  • Müşteri kabul kriterleri mutlaka sağlanmalıdır.

Hangi kriteri seçerseniz seçin objektif, ölçülebilir ve gerçekçi olduğundan emin olun.

4.Ulaşılabilir Taahhütlerde Anlaşın

Projede asla sağlayamayacağız taahhütlerde bulunmayın. Müşteriler, yöneticiler ve ekip üyeleri ile birlikte iyi niyetli müzakereler yaparak gerçekçi ve ulaşılabilir hedefler üzerinde anlaşmaya çalışın.Plan ile işlevsellik arasında bir fark olduğunda mutlaka anahtar paydaşlar ile de müzakere talep edin.
Roger Fisher tarafından “Getting to Yes” kitabında açıklandığı gibi “ilkeli” müzakere dört ana kuralı içerir:

  1. İnsanları problemden ayırın
  2. Çıkarlara odaklanın pozisyonlara değil
  3. Karşılıklı kazanç için seçenekler yaratın
  4. Objektif kriterler kullanarak ısrar edin

Önceki projelerden var olan herhangi bir veri sizin müzakere pozisyonunuzu özellikle elinde hiçbir veri olmayana kişiye göre güçlendirecektir. Ancak, gerçekten mantıksız insanlara karşı yapabileceğiniz hiçbir savunma bulunmamaktadır. Bu nedenle proje de beklenmedik sorunlar ortaya çıktığında veya  risklerin gerçekleşmesi ya da yeni şartlar eklendiğinde taahhütleri yeniden konuşmak için baştan paydaşlar ile plan yapın.

Kimse verdiği  taahhütleri değiştirmeyi sevmez ama gerçek şu ki verilen ilk taahhütlere asla  erişilemez.

Bir sonraki yazının konusu “Projeyi Planlamak” olacak.

Sizlerinde  bu konuda yorumlarınızı ve katkılarınızı beklerim.
Sevgiler,
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri  aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz
 
Referans :
Practical Project Initiation: A Handbook with Tools (Microsoft Press, 2007), by requirements expert Karl Wiegers

William Ury ve Bruce Patton (Penguin ABD, 1991)

Advertisements

3 thoughts on “Proje Yönetimi Uygulamaları-1 (Temel Oluşturma)

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s