PMP · Project Management

Proje Yönetimi Uygulamaları-2 (Projeyi Planlamak)

Bu yazı dizisinin ilk paylaşımında projelerde nasıl temel oluşturulması gerektiğinden ve bunun öneminden bahsetmiştim. Eğer henüz okumadıysanız detaylarına buradan ulaşabilirsiniz.

Bu yazımın konusu ise Projeyi Planlamak olup toplamda 7 adımdan oluşmakta. Hadi o zaman hızlıca o adımları inceleyelim.

1.Bir Plan Yazın

Projelerde her zaman ve her konuda  bir anlaşmazlık vardır. Bazı paydaşlar plan yazmanın zor olduğunu ve zaman kaybı olduğunu bunun yerine direkt geliştirme yani kod yazmanın daha uygun bir yol olduğunu benimserler. Aslında plan yapmanın  zor olan kısmı onu yazmak yada oluşturmak değildir. Onu zor yapan  düşünme, planlama, müzakere etme, paydaşlar arası dengeyi sağlama, soru sorma, dinleme ve düşünme aktivitelerinin yapılmasıdır. Genellikle plan yazmak  bir kopyalama işlemidir. Proje başlangıcında ve analizinde harcanan kaliteli zaman projede daha sonra çıkabilecek istenmeyen sürprizlerin sayısını azaltacaktır. Bu nedenle yararlı bir plan ortaya çıkarmak bir program veya görev listesinden oluşturmaktan çok daha fazla işe yarayacaktır.

Planınız mutlaka aşağıdakileri içermelidir;

  • Personel, bütçe ve diğer kaynak tahminleri ve planları
  • Ekip rolleri ve sorumlulukları
  • Projeyi hayata geçirecek personelin nasıl oluşturalacağı ve nasıl eğitim eğitileceği
  • Varsayımlar, bağımlılıklar ve riskler
  • Önemli çıktılar için hedef tarih
  • Projenin takip edeceği yazılım geliştirme yaşam döngüsünün tanımı
  • Projenin nasıl izleneceği ve monitör edileceği
  • Projede toplanan ve analiz edilen metrikler
  • Herhangi bir danışman firma ile ilişkilerin nasıl yönetileceği

Organizasyonunuz her hangi bir proje için  ihtiyaçlarınızı uyarlayabileceğiniz standart bir proje yönetimi planı şablonunu mutlaka benimsemelidir. Eğer çoğunlukla yeni ürün geliştirme projelerinin yanı sıra küçük geliştirmeler içeren  farklı projeler de yapıyorsanız her biri için ayrı bir plan şablonu kullanmanız daha sağlıklı olacaktır.

Özetle; projeyi başarılı bir şekilde yürütmek için proje planının gerektiğinden daha ayrıntılı  olduğuna emin olun. Bazı durumlarda bir sayfa proje planı dahi yeterli olabilir ama mutlaka bir yazılı planınız olmalı.

 

2.Görevleri Ayrıştırın

PMBOK’ta da yer alan  ve İngilizceden dilimize kilometre taşı olarak çevrilen “milestone”  ifadesine hepimiz aşinayız.Projelerde her bir çakıl taşını, kilometre taşının minyatür hali olarak düşünebilirsiniz.

Büyük işleri birden fazla küçük görevler haline getirmek onları daha doğru tahmin edilebilir iş faaliyetlerine dönüştürür. Gözden kaçan görevler plan kaymalarının ana sebebidir.Büyük parçaları küçük parçalara bölmek işin ne kadar sürede tamamlanacağını görmek için size daha fazla fırsat sağlayacaktır.

İpucu: Boyutunu doğru tahmin edebileceğinizi düşündüğünüz bir çakıl taşı seçin. Burada iyi bir başlangıç yapabilmek için her bir çakıl taşına  5 ila 15 saat sürecek görevleri atayın. Böylelikle takım herhangi bir zamanda bir işi  tamamlandığında çakıl taşı sayısına göre o zamana kadar yapılması planlanan her bir çakıl taşı için  ilerlemeyi kolayca takip edebilirsiniz.

3.Ortak Büyük Görevler için Kontrol Listeleri Geliştirin

Eğer ekibiniz sık sık yeni bir sınıf tanımlıyorsa, bir test döngüsü yürütüyorsa veya bir ürünün performansını ölçmek gibi ortak görevleri üstleniyorsa bunlar için kontrol listeleri  geliştirin.

4.Kalite Kontrol Çalışmalarından Sonra Tekrar Bir Çalışma Planlayın

Bazı proje planları her test aktivetisinin başarı ile sonuçlanacağını düşünür. Ancak,  test  ve ekran değerlendirmeleri gibi  tüm kalite kontrol faaliyetleri kusurları veya diğer iyileştirme gereken noktaları mutlaka ortaya çıkarır. Bu nedenle proje planı her bir kalite kontrol aktivitesinden sonra yeni bir tekrar çalışma görevi içermelidir. Önceki projelerden kazanmış olduğunuz tecrübelere göre bu durumda ne kadar daha tekrar çalışma yapabileceğinizi tahmin edebilirsiniz. Eğer edemiyorsanız PMO ofisinizden benzer projelerdeki öğrenilmiş dersleri isteyerek ne kadar çalışma gerektiğini çıkarabilirsiniz.

5.Proje Risklerini Yönetin

Eğer Projede riskleri tanımlayamıyor ve de kontrol edemiyorsanız onlar projenizi kontrol edeceklerdir. Risk, projenizin başarısını etkileyebilecek potansiyel bir sorundur.Bu konuda ayrıntılı bilgilere daha önceki yazmış olduğum şu  sayfadan ulaşabilirsiniz.

6.Süreç İyileştirme İçin Zaman Planlayın

Projelerde tüm ekip üyeleri mevcut görevlerine tabiri caizse gömülmüş durumdadır.Eğer amacınız yazılım geliştirme yeteneğini yükseltmekse süreç iyileştirmeye zaman ayrımanız gerekir. Süreç iyileştirme  bir otoyol inşaatı gibidir; herkesin biraz zamanını alır ve projeyi yavaşlatır ama bu inşaat bittiğinde de yol çok daha düzgün ve verimlidir.

7.Öğrenme Eğrisine Saygı Göstertin

Projelerde alınan  eğitim, danışmanlık ve yapılan süreç iyileştirme aktiviteleri projenin başarısı için yapılan önemli yatırımlardır.Yeni süreçler, araçlar ya da teknolojileri uygulamaya çalıştığınızda kısa süreli verimlilik kayıpları olacaktır ve bunlar için zaman ve para gibi bedeller ödemek gerekecektir. Ne olursa olsun ilk denemede mükemmel sonuçlar elde edilemeyebilir. Bu nedenle yöneticilerinizin ve müşterilerinizin değişen teknolojiler için bir öğrenme eğrisi olduğunu anladıklarından emin olun.

Bir sonraki yazının konusu “İşi Tahmin Etmek” olacak.

ProjectLife

Sizlerinde  bu konuda yorumlarınızı ve katkılarınızı beklerim.
Sevgiler,
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri  aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz
Advertisements

3 thoughts on “Proje Yönetimi Uygulamaları-2 (Projeyi Planlamak)

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s