PMP · practices · Project Management

Proje Yönetimi Uygulamaları-3 (İşi Tahmin Etmek)

Bu yazı dizisinin ilk paylaşımında “Projelerde nasıl temel oluşturulması ikinci yazımda ise “Projeyi Planlamak  konularını işlemiştim. Eğer okuma fırsatı bulamadıysanız detaylarına konuların üzerine tıklayarak ulaşabilirsiniz.

Bu yazımın konusu ise “İşi Tahmin etmek” olup toplamda 6 başlıktan oluşmakta. Hadi o zaman hızlıca başlıkları inceleyelim.

1.Tahminlerinizi Takvim Zamanına Göre Değil Gösterilen Çabaya Göre Planlayın

Projelerde oluşturulan tahminler genellikle takvim zaman birimiyle sağlanır. Örnek vermek gerekirse 20 saatlik bir görevin tam zamanlı bir çaba ile nominal 2.5 takvim günü, yorucu bir çaba ile bir veya iki gün sürecektir. Ancak, eğer müşteriden önemli bilgiler bekliyorsanız veya evde hasta çocuğunuzun yanında iki gün geçirmek zorundaysanız bu süre bir haftaya kadar çıkabilir. Bu nedenledir ki bu tarz tahminler yapılırken günlük kesintiler ,acil hata düzeltme istekleri , hastalık ve acil toplantı gibi beklenmedik durumları göz önünde bulundurmak ve hesaba katmak gerekir.

2.Ekip Çalışanlarına Zamanlarından Fazla İş Yüklemeyin

Proje kapsamında genellikle üst yönetimden  yapmamız istenen görevler için değişiklikler istenir ki söz konusu değişiklikler sizin verimliliğinizi ve iletişiminizi azaltır.

Örnek : Bir yönetici kendi ekibinden bir çalışanın  belirli bir aktivite için haftada ortalama sekiz saat geçirildiğini söyler ve böylelikle aynı anda 5 aktivitenin yapılabileceğini söyler. Haftada kırk saat bölü sekiz eşittir beş değil mi? Gerçekte çalışan  verilen görevlerin 3 ya da 4 tanesi ile başa çıkabiliyorsa kendini şanslı hissedecektir.

Proje dahilinde takvimi yakalamak için aynı anda birden fazla iş yapmak gerekebilir. Bazı insanlar çoklu görev yürütmekte çok başarılı olabilir. Ancak burada önemli olan işlerin açık öncelikleri belirterek çalışanların onlara bir yada iki amaçla odaklanmalarını sağlamaktır.

3.Takvim Sürenize Çalışanların Eğitim Sürelerinide Dahil Edin

Projede görev alan ekip çalışanlarınızın her yıl eğitim faaliyetleri için ne kadar süre eğitim alacaklarını tahmin edin ve mevcut ana planınızdan bu tarihleri/zamanları çıkarın. Bunu nasıl çıkaracağınızı bilmiyorsanız halihazırda zaten tatil, hastalık ve diğer görevler için ortalama değerlerini çıkarmıştınız. Eğitim süresi içinde benzer yaklaşımı uygulayın.

4.Tahminlerinizi ve Onları Nasıl Sağladığınızı Kaydedin

Yapılacak işler için tahminler hazırlarken ilgili tahminlerin size ne zaman ve nasıl ulaştığını mutlaka belgeleyin. Bu yöntemle bir tahmin oluşturmak için kullanılan varsayımları ve yaklaşımları anlamak daha kolay olacak ve gerektiğinde kolayca benzer durumlar için uygulanabileceklerdir. Aynı zamanda sizin kendi tahmin etme sürecinizi geliştirmemize yardımcı olacaktır. Takımda yer alan her yazılım geliştirici ve proje liderine tahmin etme yöntemlerini öğretmek projenin zamanında  ve istenilen kalitede teslim edilmesi için izlenebilecek değerli bir yöntemdir. Bu yönteme örnek olarak ; geniş bant Delphi yöntemi etkili bir grup tahmin tekniğidir. Bu teknik küçük bir ekibe anonim bir sorun için bireysel tahminler oluşturmasını ve yineleme yaparak tahminlerinin son sette uzlaşması sağlar.

5.Tahmin Araçları Kullanın

Pek çok ticari yazılım proje yöneticilerinin proje tahminleri için yardıma hazırdır. Gerçek proje deneyimi ile birlikte bu araçların sağladığı büyük veritabanlarından türetilen denklemler, size mümkün olabilecek en iyi zamanlama ve personel tahsisi seçenekleri gibi konularda geniş bir çerçeve verebilir. Böylelikle araçların sağlamış olduğu tahminler ile proje sırasında aşağıdan yukarıya oluşturulan iş dökümü (WBS) tahminlerini karşılaştırma şansınız olur.Bu tahminleri projede bir anlaşmazlık çıktığı zaman uzlaşmak için kullanabilirsiniz.

6.Acil Plan Durumlarını Planlayın

Projeler asla planlandığı gibi gitmez. İhtiyatlı bir proje yöneticisi projenin sonunda beklenmedik durumları karşılayabilmek için bütçe ve zamanlama hususlarında acil beklenmedik durumları plana dahil eder. Bunu sağlayabilmek için projelerde mutlaka risk analizi kullanılmalıdır.

Bir yönetici plandan acil durum için konuşmuş süre ve maliyetleri çıkarmak isterse ; Projenin kapsamında  hiçbir değişiklik olmayacağını , projede hiçbir riskin gerçekleşmeyeceğini ve hiçbir beklenmedik durum olmayacağını kabul etmiş olur.

Bir sonraki yazının konusu “İlerlemenizi Takip Edin” olacak.

Sizlerinde  bu konuda yorumlarınızı ve katkılarınızı beklerim.
Sevgiler,
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri  aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz
Advertisements

2 thoughts on “Proje Yönetimi Uygulamaları-3 (İşi Tahmin Etmek)

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s