PMP · practices · Project Management

Proje Yönetimi Uygulamaları- 4 (İlerlemenizi Takip Edin)

Bu yazı dizisinin ilk paylaşımında “Projelerde nasıl temel oluşturulması ikinci yazımda “Projeyi Planlamak  üçüncü yazımda ise “İşi Tahmin Etmek” konularını işlemiştim. Eğer okuma fırsatı bulamadıysanız detaylarına konuların üzerine tıklayarak ulaşabilirsiniz.

Bu yazımın konusu ise “İlerlemenizi Takip Edin” olup toplamda 3 başlıktan oluşmakta. Hadi o zaman hızlıca başlıkları inceleyelim.

progress-image

 

 

 

1.Gerçekleşenleri ve Tahminleri Kayıt Edin

Projenizde yer alan her görev için harcanan fiili çabayı ya da zamanı kaydedip bunları tahminlerinizle karşılaştırmadığınız sürece tahminleriz sonsuza kadar varsayım olarak kalabilir. Genellikle bu kaydetme aksiyonu zor gibi gözükse de bugün kayıt altına aldığınız  veriler yarın daha iyi tahminler yapabileceğiniz  önemli bir veri tarihçesi olarak kullanılacaktır. Burada izlenebilecek en uygun yöntem her görev için ilgili paydaşın gerçekleşenleri ve tahminleri kaydetmeye başlaması ve proje yöneticisin bu verileri kendi elinde bulundurduğu kilometre taşları ve  başlangıç tahminleri ile karşılaştırması olacaktır. Bu izleme ve tahmin etme sürecine ek olarak ürünün boyutunu gereksinimler , kullanıcı hikayelerini , GUI ekranlarını yada projeniz için mantıklı birimleri açısından da tahmin etmek ve izlemek çok faydalı olacaktır.

2-Görevleri sadece %100 Olduğunda Tamamlanmış Olarak Kabul Edin.

Bu yazı dizisinin ikinci bölümünde ele aldığım Görevleri Ayrıştırın  maddesi içinde büyük aktivitelerin yapılabilir küçük görevlere göre ayrılştırlamsının öneminden bahsetmiştim. Proje yönetiminde durum İzleme her görevin yüzde kaçının tamamlandığının değil , o görevin tamamlanması ile ilgilenir. Bu sebepten bu yapılabilir küçük görevler size güçlü bir izleme yetkinliği sağlayacaktır.
Eğer size biri belirli bir görevi tamamlayıp tamamlamadığınızı sorarsa ve sizin cevabınız içinde aşağıdaki gibi bir ifade  yer alıyorsa ise o görev kesinlikle tamamlanmamıştır

“O iş şu ya da şu hariç bitti”

Proje paydaşlarının görev tamamlama durumlarını paylaşırken muğlak ifadeler kullanılmasına izin vermeyin. Bunun yerine aktivitenin gerçekten tamamlanmış olup olmadığını belirlemek için açık kriterler kullanın.

3.Projenin Durumunu Açıkça ve Dürüstçe İzleyin

Projelerde can sıkıcı durumlar genellikle proje yöneticisinin proje planından ne kadar uzakta olduğunu bilmediğinde ortaya çıkar. Bunun önüne geçmek için ekip üyelerine doğru proje raporu paylaşabilecekler güvenli bir ortam oluşturmak çok önemlidir.

Bu ortam , her koşulda veriye dayalı doğru ve gerçek bilgileri içeren bir ilişki üzerine inşa edilmelidir. Gerektiğinde bahsi geçen bu proje durum bilgilerini düzeltici önlemler almak veyahut bir kutlama yapmak için kullanabilirsiniz. Projenizi nelerin yapıldığı ve nelerin yapılmadığını hangi görevlerin tahminlerin gerisinde kaldığını ve bunların hangi sorun ve riskleri doğurabileceğini  bildiğiniz sürece etkili bir şekilde yönetirsiniz. Bu etkinliği sağlamak adına  hepimizin aşina olduğu yazılım ölçümünün beş ana alanı  (boyut, çaba, zaman, kalite ve durum) için organizasyonunuz içinde birkaç ölçüt tanımlamak bu hususta bir kültür oluşturması açısından yerinde bir adım olacaktır.

Proje de yer alan bazı paydaşlar yukarıda paylaştığım ölçütlere göre toplanan verileri yöneticilerin onları ne  şekilde kullanılacaklarını bilemediklerinden doğru veriyi paylaşmak konusunda çekinirler. Yazılım ölçütlerinin temel kuralı , toplanan verilerin yönetim tarafında bireyleri asla ödüllendirmek ya da cezalandırmak için kullanılmaması gerektiğidir.

Bu kuralı en başta düzgün bir şekilde işletemezseniz takım üyelerinde gelen verilere bir daha asla güvenemezsiniz.

Bir sonraki yazının ve bu dizinin son konusu “Geriye yönelik değerlendirme” olacak.

Sizlerinde  bu konuda yorumlarınızı ve katkılarınızı beklerim.
Sevgiler,
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri  aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz
Advertisements

One thought on “Proje Yönetimi Uygulamaları- 4 (İlerlemenizi Takip Edin)

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s