GTD · Productivity · Zaman Yönetimi

Yeni Başlayanlar için “Getting Things Done”

Bu yazımda sizlere 2013 senesinden beri kullanmakta olduğum  “Getting Things Done” , kısaltılmış adıyla GTD sisteminden bahsetmek istiyorum. David Allen tarafından hayata geçirilmiş ve artık bir endüstriye dönüşmüş olan GTD  sisteminin temel amacı her şeyi hatırlamak ,zihninizi boşaltmak ve hedeflerinizi gerçekleştirmek üzerine kurulu.

GTD sistemini hakkıyla uygulamak için uymanız gereken kurallar  ve yapmanız gereken sıkı aksiyonlar var. Elimden geldiğince basit ,anlaşılabilir ve uygulanabilir şekilde ele almaya çalıştım.

Haydi o zaman hızlıca başlayalım.

İlk olarak , ufkunuzda ne var onu ortaya çıkarmanız gerekmekte. Perspektif olarak adlandırdığımız ve 6 katmandan oluşan bu yapı , size en yukarıdan en aşağı neler yapmanız gerektiğini sorumluluk alanlarınızla ilişkilendirerek gerçek anlamada nelere odaklanmanız gerektiği ve hayatınızda nelere kolayca HAYIR diyebileceğiniz hususunda yol gösteriyor.

  • 50,000 + feet: Hayat Amacınız (Tüm yaşamınıza ilişkin hedefler, kararlar)
  • 40,000 +feet: 3-5 yılık vizyonunuz
  • 30,000 +feet: 1-2 yıllık hedefleriniz
  • 20,000 +feet: Sorumluluk alanlarınız (Family , Health ,Master,HelpOthers)
  • 10,000 +feet: Güncel projeleriniz (Projects)
  • 0            +feet Runway: Günlük/anlık aksiyonlar (NextActions)

Hedef belirleme konusunda  nasıl ilerleyeceğinizinden emin değilseniz daha önce paylaşmış olduğum ” Bir Hedefi Akıllı ( S.M.A.R.T ) Yapan Şey Nedir ?”  yazım belki ilginizi çekebilir.

İkinci olarak yapmanız gereken konu ise , Listeler oluşturmanız  ve onların ne amaçla kullanıldığını anlamanız.

Bu listeler sırasıyla ; Inbox, Calender ,Next Actions,WatingFor,Someday/Maybe,Reference Material ,Tickler File,Trash ve Done olarak isimlendirilmekte.

Inbox :Aklınıza herhangi bir konuda gelen fikri ,yapılması gerekenleri ,faturaları yani her şeyi hemen kayıt edebileceğiniz yer. Burayı Outlook’daki “Gelen Kutusu” gibi düşünebilirsiniz. Inbox’ın kullanılmasının temel amacı her şeyi bir yerde toplamak.Bunun için kafanızı boşaltmanız gerekmekte. GTD sisteminde bu işleme Collecting ismi verilmiş. Her ne kadar kolay gibi gözükse de bu bayağı zor bir aktivite. Bunun için sürekli kullandığım ve sizinde hoşunuza gideceğine emin olduğum tetikleyici bir liste bulunmakta. Sitenin adı: http://gtdtriggerlist.com/  üstelik akıllı telefonunuzda da çalışıyor.

Her şeyi topladıktan ve kafanızı gerçek anlamda boşalttıktan sonra bunları bir süzgeçten geçirmeniz gerekiyor. GTD’de bu işleme Processing  adı verilmiş.Her sabah ya da her akşam 15 -20 dakikanızı ayırmanız çok önemli!!!  Bu işlemi Daily Review (Günlük Gözden Geçirme)  diyoruz.Halihazırda çoğunuz bunu günlük hayatınızda yapmaktasınız. Processing işlemi yürütürken karşımıza önemli kurallar ile birlikte  cevaplanması kolay olmayan sorular çıkmakta. Burada ilgili madde , aksiyona dönüştürülmesi için fiil barındıran cümleler ile tarif edilmeli.

Örn: “Pazarlama bölümündeki Ahmet’e X raporunu yarın sabah mail ile gönder”.

Aksiyon maddesini işlerken , aşağıdaki konularda işaretlemeler yapmanız verimliliğinizi fazlasıyla arttıracaktır.Bu işaretlemelere GTD dilinde Tag‘leme diyoruz. Böylece yapılacak işlerinize bakıp (NextActions) , nerede ne kadar zamanız ve enerjiniz varsa   hedeflerinize yönelik işlerinizi kolayca  tamamlayabilirsiniz.

  • Time  (5 ,15,15,1h,2h,4h…)
  • Energy ( Normal ,Low)
  • Priority (Normal,High)
  • Context(Home,Work,email,Computer,Financial,anywhere,Errands)
Evernote-Tags
Kullandığım Tag Yapısı

Sorulara geri dönelim ;

Ele aldığınız konu bir aksiyon maddesi içeriyor mu ?

Cevabınız HAYIR  ve daha sonra dönüp bakmak isteyebileceğiniz ilginç bir bilgi içeriyorsa  “Reference Material ” listesine göndermelisiniz. GTD’ de bu işleme “File for Later” deniliyor.

Cevabınız HAYIR ise  ve sizin için artık bir önemi yoksa “Trash” listesine göndermelisinizGTD’ de bu işleme “Eliminating” deniliyor.

Cevabınız EVET ve 2 dakikadan kısa sürede yapabileceğiniz bir konuysa onu hiç bekletmeden hemen yapın!. Arkasından “Done” listesine gönderin. Bu liste size Haftalık Kontrol (Weekly Review) yaparken çok yardımcı olacaktır.

Cevabınız EVET , 2 dakikadan uzun sürede yapabileceğiniz ve özel bir günde ve saatte yapacağınız bir konuysa “Calender” listesine gönderin.(Kısaca:Takvimizine kayıt edin.) GTD’ de bu işleme “Defer it” deniliyor. GTD sisteminde tekrarlanan işler içinde Routines kavramı karşımıza çıkıyor.(Örn:Her ayın 23’ünde banka kredisinin ödenmesi). Bunların tanımlanması gereken yer yine Takviminiz oluyor.

Cevabınız EVET , 2 dakikadan uzun sürede yapabileceğiniz ve en kısa zamanda yapmanız gereken  bir konuysa “Next Actions” lsitesine gönderin. GTD’ de bu işleme “Defer it” deniliyor.

Cevabınız EVET , 2 dakikadan uzun sürede yapabileceğiniz ve başka bir kişiden beklediğiniz bir  konuysa “WaitingFor” lsitesine gönderin. GTD’ de bu işleme “Delegete” deniyor.

Ele aldığınız konu birden fazla aksiyon maddesi içeriyorsa ne yapmalı?

Bu durumlar  GTD sisteminde “Projects ” olarak adlandırılıyor.Burada yapmanız gereken bir proje ismi oluşturmanız ve çıktısını ortaya koymanız.Kısaca bir master yapılacaklar listesi oluşturmanız ve bu maddeleri yukarıdaki  belirttiğim süzgeçten geçirmeniz. Bu maddeler genelde NextActions listesine gönderilir. Aşağıda paylaşmış olduğum resim yukarıdaki işlerin bir özeti.

GTD-WorkFlow

Ele aldığınız konu birden fazla aksiyon maddesi içeriyor ve şuan yapacak gücünüz yoksa ne yapmalı  ?

Bu durumumda karşımıza Someday/Maybe listesi çıkıyor. Bu liste sık sık kontrol edilmesi ve aksiyona dönüştürmesi gereken bir liste olarak karşımıza çıkmakta.(Örn:italyanca yada 10 parmak klavye öğrenmek)

Tickler File :Takvimimizinde zamanı gelene kadar görünmesi istemediğiniz durumlar için kullanılmakta.(Konser bileti gibi)

Weekly Review (Haftalık Gözden Geçirme)

GTD sistemini hakkını vermek istiyorsanız atlamamız gereken en önemli nokta Haftalık gözden geçirme ve planlama yapmak  olacaktır.

Burada yaklaşım yine aynı;

  1. Birikmiş her şeyi ve gelecek işleri inbox’a koyun.
  2. Aklınıza gelen her şeyi  , fikirleri yazın ve yine inbox’a koyun.
  3. Yukarıda paylaştığım tetikleyici ile bütün listelerinizi kontrol edin.
  4. Yapılmış işlerinizden çıkan yeni aksiyonları kayıt edin. (Done list üzerinden)
  5.  Zamanı gelen işler olmuş olabilir bu nedenle Someday/maybe listenizi kontrol edin.
  6. Netleştirin ve bitirin.

GTD sistemini en kolay uygulayabileceğiniz uygulamalar Evernote ,Todoist ve IQTELL.

GTD sistemi sayesinde hayatınızda hiç bir aksiyonu atlamayarak , neyi unutmuş olabilirim endişesi olmadan , gerçekten yapmak istediğiniz işlere odaklanarak çok verimli günler geçireceğinizden eminim. Bu hususta her türlü soru ,yorum ve katkılarınızı beklemekteyim.

Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri  aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s