Bu yazı dizisinin ilk paylaşımında projelerde nasıl temel oluşturulması gerektiğinden ve bunun öneminden bahsetmiştim. Eğer henüz okumadıysanız detaylarına buradan ulaşabilirsiniz.
Bu yazımın konusu ise Projeyi Planlamak olup toplamda 7 adımdan oluşmakta. Hadi o zaman hızlıca o adımları inceleyelim.
1.Bir Plan Yazın
Projelerde her zaman ve her konuda bir anlaşmazlık vardır. Bazı paydaşlar plan yazmanın zor olduğunu ve zaman kaybı olduğunu bunun yerine direkt geliştirme yani kod yazmanın daha uygun bir yol olduğunu benimserler. Aslında plan yapmanın zor olan kısmı onu yazmak yada oluşturmak değildir. Onu zor yapan düşünme, planlama, müzakere etme, paydaşlar arası dengeyi sağlama, soru sorma, dinleme ve düşünme aktivitelerinin yapılmasıdır. Genellikle plan yazmak bir kopyalama işlemidir. Proje başlangıcında ve analizinde harcanan kaliteli zaman projede daha sonra çıkabilecek istenmeyen sürprizlerin sayısını azaltacaktır. Bu nedenle yararlı bir plan ortaya çıkarmak bir program veya görev listesinden oluşturmaktan çok daha fazla işe yarayacaktır.
Planınız mutlaka aşağıdakileri içermelidir;
- Personel, bütçe ve diğer kaynak tahminleri ve planları
- Ekip rolleri ve sorumlulukları
- Projeyi hayata geçirecek personelin nasıl oluşturalacağı ve nasıl eğitim eğitileceği
- Varsayımlar, bağımlılıklar ve riskler
- Önemli çıktılar için hedef tarih
- Projenin takip edeceği yazılım geliştirme yaşam döngüsünün tanımı
- Projenin nasıl izleneceği ve monitör edileceği
- Projede toplanan ve analiz edilen metrikler
- Herhangi bir danışman firma ile ilişkilerin nasıl yönetileceği
Organizasyonunuz her hangi bir proje için ihtiyaçlarınızı uyarlayabileceğiniz standart bir proje yönetimi planı şablonunu mutlaka benimsemelidir. Eğer çoğunlukla yeni ürün geliştirme projelerinin yanı sıra küçük geliştirmeler içeren farklı projeler de yapıyorsanız her biri için ayrı bir plan şablonu kullanmanız daha sağlıklı olacaktır.
Özetle; projeyi başarılı bir şekilde yürütmek için proje planının gerektiğinden daha ayrıntılı olduğuna emin olun. Bazı durumlarda bir sayfa proje planı dahi yeterli olabilir ama mutlaka bir yazılı planınız olmalı.
2.Görevleri Ayrıştırın
PMBOK’ta da yer alan ve İngilizceden dilimize kilometre taşı olarak çevrilen “milestone” ifadesine hepimiz aşinayız.Projelerde her bir çakıl taşını, kilometre taşının minyatür hali olarak düşünebilirsiniz.
Büyük işleri birden fazla küçük görevler haline getirmek onları daha doğru tahmin edilebilir iş faaliyetlerine dönüştürür. Gözden kaçan görevler plan kaymalarının ana sebebidir.Büyük parçaları küçük parçalara bölmek işin ne kadar sürede tamamlanacağını görmek için size daha fazla fırsat sağlayacaktır.
İpucu: Boyutunu doğru tahmin edebileceğinizi düşündüğünüz bir çakıl taşı seçin. Burada iyi bir başlangıç yapabilmek için her bir çakıl taşına 5 ila 15 saat sürecek görevleri atayın. Böylelikle takım herhangi bir zamanda bir işi tamamlandığında çakıl taşı sayısına göre o zamana kadar yapılması planlanan her bir çakıl taşı için ilerlemeyi kolayca takip edebilirsiniz.
3.Ortak Büyük Görevler için Kontrol Listeleri Geliştirin
Eğer ekibiniz sık sık yeni bir sınıf tanımlıyorsa, bir test döngüsü yürütüyorsa veya bir ürünün performansını ölçmek gibi ortak görevleri üstleniyorsa bunlar için kontrol listeleri geliştirin.
4.Kalite Kontrol Çalışmalarından Sonra Tekrar Bir Çalışma Planlayın
Bazı proje planları her test aktivetisinin başarı ile sonuçlanacağını düşünür. Ancak, test ve ekran değerlendirmeleri gibi tüm kalite kontrol faaliyetleri kusurları veya diğer iyileştirme gereken noktaları mutlaka ortaya çıkarır. Bu nedenle proje planı her bir kalite kontrol aktivitesinden sonra yeni bir tekrar çalışma görevi içermelidir. Önceki projelerden kazanmış olduğunuz tecrübelere göre bu durumda ne kadar daha tekrar çalışma yapabileceğinizi tahmin edebilirsiniz. Eğer edemiyorsanız PMO ofisinizden benzer projelerdeki öğrenilmiş dersleri isteyerek ne kadar çalışma gerektiğini çıkarabilirsiniz.
5.Proje Risklerini Yönetin
Eğer Projede riskleri tanımlayamıyor ve de kontrol edemiyorsanız onlar projenizi kontrol edeceklerdir. Risk, projenizin başarısını etkileyebilecek potansiyel bir sorundur.Bu konuda ayrıntılı bilgilere daha önceki yazmış olduğum şu sayfadan ulaşabilirsiniz.
6.Süreç İyileştirme İçin Zaman Planlayın
Projelerde tüm ekip üyeleri mevcut görevlerine tabiri caizse gömülmüş durumdadır.Eğer amacınız yazılım geliştirme yeteneğini yükseltmekse süreç iyileştirmeye zaman ayrımanız gerekir. Süreç iyileştirme bir otoyol inşaatı gibidir; herkesin biraz zamanını alır ve projeyi yavaşlatır ama bu inşaat bittiğinde de yol çok daha düzgün ve verimlidir.
7.Öğrenme Eğrisine Saygı Göstertin
Projelerde alınan eğitim, danışmanlık ve yapılan süreç iyileştirme aktiviteleri projenin başarısı için yapılan önemli yatırımlardır.Yeni süreçler, araçlar ya da teknolojileri uygulamaya çalıştığınızda kısa süreli verimlilik kayıpları olacaktır ve bunlar için zaman ve para gibi bedeller ödemek gerekecektir. Ne olursa olsun ilk denemede mükemmel sonuçlar elde edilemeyebilir. Bu nedenle yöneticilerinizin ve müşterilerinizin değişen teknolojiler için bir öğrenme eğrisi olduğunu anladıklarından emin olun.
Bir sonraki yazının konusu “İşi Tahmin Etmek” olacak.
N@SUHNotes 